Melhor gerenciamento de investimentos por meio de melhor visibilidade do portfólio

A Associação de Governos de San Diego (SANDAG) é uma agência de planejamento regional para o Condado de San Diego. Seu conselho de administração é composto por supervisores do condado, bem como pelo prefeito ou membro do conselho municipal de cada um dos 19 governos locais do condado. Agências de trânsito, autoridades de água, associações tribais, o Porto de San Diego e outras entidades estão representadas no conselho como membros consultivos.

“Quando os representantes de todas essas agências membros se reúnem, eles tiram o chapéu da cidade e fazem um trabalho que exige uma perspectiva regional”, explica Andre Douzdjian, diretor financeiro da SANDAG. Isso inclui habitação, energia, conservação de praias e planejamento de habitat. Mas a maior parte do trabalho que fazemos gira em torno de planejamento de transporte e construção de transporte na área.”

A SANDAG tem um fluxo de caixa anual médio de US$ 1,3 bilhão. A maior parte desse dinheiro vem de fontes federais, estaduais e locais e é destinada a projetos específicos. Como exemplo, Duzdjian cita a extensão da costa média do treinador da San Diego Blue Line. “Com US$ 2 bilhões, este foi o maior projeto de infraestrutura da história de San Diego”, diz ele. “Passamos os últimos anos construindo isso, para conectar o centro de San Diego com o centro da cidade.”

A agência tem muitos outros pratos por aí também. “Atualmente, temos cerca de 350 projetos em andamento”, diz Dozdjian. Quanto dinheiro temos para cada projeto depende de onde estamos no processo de planejamento e implementação. Mas sempre temos uma grande carteira de investimentos com recursos destinados para as próximas iniciativas. Nosso portfólio total de investimentos está atualmente próximo a US$ 1 bilhão.”

A responsabilidade pela gestão desta carteira é da equipa financeira da Dozdjian. A SANDAG não tem uma equipe de tesouraria dedicada, mas alguns membros selecionados da equipe financeira lidam com as necessidades de tesouraria da agência entre suas outras responsabilidades. Anteriormente, as operações de tesouraria eram manuais e ineficientes. Como a maioria dos municípios, eles estavam baixando saldos de caixa dos portais de vários bancos; Receber informações de investimentos de seus gestores de carteiras e extratos bancários de seus bancos; Em seguida, registre, normalize e verifique os dados em planilhas.

“Cerca de dois terços de nossos investimentos são de longo prazo e são administrados por gerentes de portfólio externos. O outro terço, lidamos internamente”, diz Dozdjian. No total, temos cerca de 80 contas bancárias e de investimento diferentes. Reconcilie todos os dados da conta todos os meses, resuma os lançamentos contábeis e coloque os dados em nosso sistema ERP [enterprise resource planning] O sistema exigiu muito trabalho.”

Uma vez a cada três meses, a equipe preparará um relatório consolidado para o Conselho de Administração da SANDAG. Dozdjian diz que três profissionais de finanças gastam quase 600 horas por ano em tarefas de gerenciamento de investimentos. “Eles gastavam muito tempo combinando e, obviamente, os processos manuais deixavam espaço para erros de dedos grandes, erros de mesclagem e assim por diante”, diz ele. Talvez o pior de tudo, a equipe teve dificuldade em otimizar os investimentos devido ao timing de seus relatórios.

“Se eles tivessem tempo suficiente, teriam consolidado com mais frequência do que trimestralmente, mas não tiveram tempo”, acrescenta Duzdjian. “Assim, a equipe verá o quadro geral uma vez por trimestre e, quando obtiver as informações, estará um pouco desatualizado. Alguns deles terão quatro meses quando o relatório estiver pronto. Isso significa que, a partir de uma perspectiva de fluxo de caixa, às vezes tínhamos dinheiro em nossos investimentos de curto prazo mais do que precisamos, para garantir que não ficaríamos sem dinheiro de curto prazo.”

Acreditando que deve haver uma solução no mercado que possa simplificar a gestão de investimentos, Duzdjian pediu ao departamento de auditoria interna da SANDAG para examinar o processo e ver se eles tinham alguma ideia. “Todos na agência estão competindo para financiar projetos”, explica. “Se você precisa do orçamento, a melhor maneira é destacá-lo.”

A estratégia funcionou: a equipe de auditoria interna do SANDAG concordou que a organização precisava reformular a gestão de investimentos. Durante o próximo ciclo orçamentário anual, Duzdjian incluiu gastos em uma solução que poderia automatizar lançamentos contábeis e relatórios de investimento, acompanhar melhor as entradas e saídas de caixa e comprar dinheiro do mercado monetário. Referiu-se ao parecer da auditoria interna e garantiu financiamento para o projeto.

Duzdjian pesquisou as jurisdições membros do SANDAG para descobrir como eles gerenciam seus investimentos. Ele ficou surpreso ao descobrir que ninguém tinha o tipo de solução que ele havia imaginado. “Ficou claro que todos nós experimentamos a mesma dor”, diz ele. “Havia alguns fornecedores que estavam fazendo o que precisávamos, mas eles eram principalmente do setor privado e eram muito caros para nós como entidade governamental.”

O SANDAG já estava usando o portal de investimentos do ICD e Douzdian ficou impressionado com os relatórios que ele forneceu. Em uma reunião com seu representante do ICD, Dozdjian perguntou se os relatórios poderiam ser estendidos para incluir informações dos gerentes de portfólio externos da SANDAG e para fornecer algumas das outras funções de que a agência necessita.

“Isso meio que aconteceu por acidente – eu mencionei isso, e o ICD prestou atenção suficiente para olhar mais fundo e ver se isso era algo que eles poderiam fazer”, diz Duzdjian. “Expliquei nossas necessidades, incluindo lançamentos contábeis automatizados e reconciliação de contas, e eles concordaram em trabalhar em estreita colaboração conosco para criar a funcionalidade que procurávamos.”

Após seis meses de colaboração, o relatório do ICD forneceu as capacidades exigidas pelo SANDAG. A nova solução extrai pontos de dados de custodiantes da SANDAG, gerentes de investimento e bancos. Os dados chegam em uma ampla variedade de formatos. “O desafio inicial com este projeto foi obter padronização de dados suficiente para o novo sistema padronizá-lo”, diz Dozdjian. Alguns dos relatórios que recebemos estão no formato Excel ou CSV [comma-separated value] formas. Outros relatórios são arquivos PDF.

Ele acrescenta: “Gestores de investimentos externos trabalharam conosco para fornecer os dados em um formato consistente, mas isso nem sempre foi uma opção. O estado da Califórnia não vai mudar seus relatórios apenas para nós”.

A SANDAG e a ICD colaboraram para aproveitar os recursos da inteligência artificial (IA) para interpretar dados díspares e torná-los consistentes, independentemente da fonte. O sistema então consolida todos os dados e faz ajustes automaticamente. Ele também puxa taxas de custódia, taxas de gerente de investimentos e taxas bancárias e as coloca em uma planilha do Excel.


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“O sistema cria uma folha de resumo que mostra os rendimentos de juros e todas as várias despesas das contas de investimento”, diz Duzdjian. “Baixamos isso diretamente em nosso sistema ERP e nossos contadores funcionários o usam para suas reconciliações.

“Simplificamos tanto esses processos que as tarefas que antes levavam 140 horas a cada trimestre agora são feitas com o clique de um botão”, continua ele. “Conseguimos redirecionar um membro da equipe de finanças que trabalhava em operações de tesouraria e reduzimos o número de pessoas com responsabilidades de tesouraria de três para duas.”

Além disso, os funcionários que ainda trabalham na gestão de investimentos podem passar mais tempo pensando estrategicamente e se comunicando sobre questões de tesouraria com outras partes interessadas, diz Dozdjian. “Eles agora estão trabalhando mais em outras áreas dentro do departamento, em vez de focar muito tempo na compilação de números para relatórios de investimento. Eles também estão se esforçando mais para tornar os relatórios fáceis de usar e fornecer contexto em torno dos números, o que significa que o os próprios relatórios são mais fáceis de entender e usar.”

Melhor ainda, porque os processos de gestão de investimentos são muito mais eficientes, o SANDAG pode facilmente gerar relatórios sobre seus investimentos. Atualmente, está em uma programação de relatórios mensais, mas a frequência pode aumentar, se necessário. Os relatórios mensais dão a Duzdjian e sua equipe uma visão melhor de sua posição de caixa em um determinado momento. Isso os ajudou a melhorar os investimentos de uma maneira que eles não conseguiam antes.

“Anteriormente, como víamos nossas posições trimestralmente, às vezes reduzíamos um pouco demais nossos investimentos de curto prazo”, diz Dozdjian. “Agora, ter uma visão melhor do nosso fluxo de caixa nos ajuda a capitalizar os investimentos de longo prazo. Isso é fundamental agora, especialmente porque os rendimentos estão subindo. Estamos procurando manter alguns de nossos investimentos por um pouco mais de tempo do que no Isso é algo em que não tínhamos confiança. Fazia dois anos atrás, antes de embarcarmos neste projeto.

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